Es handelt sich um ein Kommunikationsmittel, das REFRICA allen definierten Gruppen mit Zugang zu diesem Kanal zur Verfügung stellt. Mitteilungen, die sich auf die Anwendungsbereiche des Ethikkodex oder anderer Richtlinien und interner Regelungen zur Anwendung von REFRICA beziehen, können über diesen Weg versandt werden. Es wurden eine Reihe von Kategorien definiert, die dabei helfen, die Mitteilungen nach Bereichen zu klassifizieren und so ihre Verwaltung und das Ausfüllen der Datenerfassungsformulare zu erleichtern.

Auf sowohl im spanischen Strafgesetzbuch als auch in den gesetzlichen Regelungen anderer Länder, in denen REFRICA tätig ist, festgelegte strafbare Handlungen, die durch einen gesetzlichen Vertreter oder Mitarbeiter zum direkten oder indirekten Vorteil von REFRICA ausgeübt werden. Dazu gehören: Vergehen im Zusammenhang mit der Entdeckung und Offenlegung von Geheimnissen, Korruption in der Geschäftspraxis, Vorteilsgewährung, Belästigung oder Angriffe auf die moralische Integrität, unter anderem.

Nein, dieser Kanal ist nicht dafür gedacht, Notfälle zu bearbeiten. Setzen Sie sich je nach Notfallart mit den Behörden oder den Notfalldiensten

Die Ethikkommission. Die Mitglieder der Ethikkommission leiten entsprechende Untersuchungen ein. Bei Bedarf wird die Untersuchung ausgelagert. Auch die an der Recherche beteiligten Personen unterliegen der Schweigepflicht und der Datenschutzerklärung.

Der Kanal wird von Fachleuten für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen der REFRICA Unternehmen verwaltet, die bei Bedarf von externen Experten unterstützt werden.

Ja. Der Compliance-Kanal ist darauf ausgelegt, dass verschiedene Akteure des betrieblichen Ökosystems dazu beitragen können, unzulässige Handlungen aufzudecken. Falls es sich um Reklamationen bezüglich der angebotenen Leistungen handelt, stehen Ihnen andere Kanäle zur Übermittlung dieser Beschwerden zur Verfügung.

Die Ethikkommission teilt die Annahme der Beschwerde/Anfrage innerhalb einer Frist von maximal 7 Tagen mit. Die Bearbeitungsfrist für Anfragen beträgt maximal 90 Tage, es sei denn, die Komplexität des Falles erfordert aus berechtigten Gründen eine längere Frist.

Wichtig ist, in gutem Glauben zu handeln und dass Gründe vorliegen, die zu der Annahme führen, dass die gemeldeten Umstände wahr sind. REFRICA erwartet nicht, dass der Hinweisgeber diesbezügliche Ermittlungen anstellt. Der Ethikkommission hat diese Aufgabe zu übernehmen. Falls aus den Ermittlungen hervorgehen sollte, dass es keinerlei Vergehen gegeben hat und dass der Hinweisgeber in gutem Glauben gehandelt hat, dann hat dieser keine Repressalien zu befürchten.

Integrität, Verantwortung und Transparenz sind Grundwerte für REFRICA. Wir sind verpflichtet, unseren Ethikkodex zu kennen und zu verstehen. Wir sind auch dafür verantwortlich, potenzielle Verstöße gegen unseren Kodex zu melden.

Leider kennt aus Sicherheitsgründen nur der Hinweisgeber Ihren Zugangscode und Ihr Passwort. Wenn Sie eine davon verlieren, können Sie die Kommunikation nicht weiterverfolgen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Kommunikation nicht ihrem Verlauf folgt, sondern lediglich, dass Sie nicht in der Lage sein werden, den Fortschritt zu sehen oder weitere Informationen bereitzustellen, wenn das Unternehmen dies benötigt.

Im Beschwerdeverfahren können Sie entscheiden, ob Sie Ihre personenbezogenen Daten mitteilen möchten oder nicht. Wenn Sie sich dazu entschließen, dies nicht zu tun, müssen Sie Ihre eigene Nachverfolgung über den Beschwerdekanal einrichten, um den Fortschritt und die Lösung zu sehen. Der Kanal bietet Ihnen einen Benutzernamen und ein Passwort, um auf den Fortschritt der Beschwerde zuzugreifen. Der Kanal ist unabhängig vom Unternehmen und zeichnet keine Informationen über die IP auf, von der aus er eine Verbindung herstellt.

Einige Tipps, um neben der Information, dass die Beschwerde anonym ist, maximale Anonymität zu erreichen, sind:

• Stellen Sie sicher, dass die Beschreibung der Kommunikation keine Informationen enthält, die eine einfache Identifizierung Ihrer Person ermöglichen würden. Gleiches gilt für Dokumente, die Sie als mögliche Beweismittel beifügen.
• Melden Sie nicht von einem Computer aus, der mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden ist, einschließlich eines Mobiltelefons, das mit dem Unternehmens-WLAN verbunden ist. Report2box zeichnet keine Informationen auf, aber bevor sie unsere Systeme erreichen, müssen sie die Kontrollsysteme selbst durchlaufen, wie z. B. Proxys oder Firewalls, und es kann Konfigurationen geben, die es uns ermöglichen, zu wissen, mit welchen Diensten es eine Verbindung herstellt.
• Sie können den Open-Source-Browser TOR verwenden, der die IP-Adresse anonymisiert.

Ja. Sie können die Richtlinie zum internen Informationssystem des Beschwerdekanals hier einsehen.

In Erfüllung der gültigen Datenschutzbestimmung ist REFRICA für die Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung der personenbezogenen Daten sämtlicher, von den Hinweisen und Anfragen betroffenen Personen verantwortlich. Sowohl das Unternehmen als auch beauftragte externe Fachleute erfüllen sämtliche benötigten technischen und organisatorischen Vorgaben, um die Sicherheit der Daten zu garantieren und deren Veränderung, Verlust und nicht zulässigen Zugang oder Verarbeitung zu verhindern. Die Plattform ist für die Umsetzung der einschlägigen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, konkret des Artikels 24 GDPR (DSGVO) über Hinweisgeberkanäle, konzipiert

Der Beschwerdekanal funktioniert auf einer externen Plattform. Dieses Unternehmen empfängt die Beschwerden und sendet sie automatisch zur Bewertung an das Unternehmen. Die Server befinden sich in CPDs auf europäischem Gebiet. Ihre Daten werden verschlüsselt, um das Risiko eines Zugriffs zu minimieren.